Ваш браузер устарел. Рекомендуем обновить его до последней версии.

  


 


 

 


 

 


 

Подпишитесь на нашу группу VK:

 


 

Подпишитесь на наш канал YouTube:

3 профессиональных секрета ввода остатков расчетов с клиентами в 1С: ERP и 1С: Комплексной 2

 

НОВЫЙ ПОТОК 26 ОКТЯБРЯ 2020

3 профессиональных секрета ввода остатков расчетов с клиентами в 1С: ERP и 1С: Комплексной 2

Опубликовано 17.06.2020

Конфигурации: КА 2ERP 2 

 

 

Автор статьи:

Александра Паламарчук,
бизнес-аналитик консалтингового направления

ГК «СофтБаланс»

Спецпроект «Опыт коллег»

 

Любая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью перехода на новую версию ПО либо смены одного программного продукта на другой. И такой переход не может обойтись без ввода начальных остатков деятельности компании за период, предшествующий началу работы в новой версии ПО (новом продукте). 

Из продуктов семейства «1С» наиболее современными и полными для отражения данных управленческого учета на текущий момент являются конфигурации «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Комплексная автоматизация 2». 

Несмотря на регулярные обновления систем и кажущуюся на первый взгляд простоту и понятность использования, системы «1С», как и любые другие, имеют ряд особенностей, в том числе особенности, касающиеся ввода начальных остатков.

В данной статье подробно разберем нюансы ввода начальных остатков задолженности и авансов клиентов, а в следующей статье - задолженности и авансов поставщикам.

 

Ввод остатков задолженности клиентов

Актуальные релизы «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Комплексная автоматизация 2» позволяют ввести начальную задолженность клиентов с указанием одного из следующих типов объекта расчетов: Договор с контрагентом, Заказ клиента, Реализация клиенту, Заявка на возврат товаров от клиента. Ввести задолженность клиента без указания объекта расчетов, как это позволяли более старые релизы систем, больше нельзя.

Рассмотрим первые три типа объекта расчетов как наиболее популярные среди пользователей.

 

 

Секрет №1: Как правильно ввести остатки расчетов по Заказам клиента

 

Ввод начальных остатков задолженности клиентов с типом объекта расчетов «Заказ клиента» имеет интересную особенность, рассмотрим ее подробно далее.

В случае выбора типа объекта расчетов «Заказ клиента» система предложит указать заказ в качестве объекта расчетов (при этом заказ может быть создан до ввода остатков – в блоке «Продажи» – либо введен непосредственно из документа ввода остатков; заполнение реквизитов заказа стандартное) и первичный документ «Реализация клиенту» в качестве расчетного документа (этот документ далек от стандартной «Реализации товаров и услуг», содержит только основные данные по реализации и используется исключительно для ввода начальных остатков); также потребуется ввести сумму и дату платежа. И тут есть один нюанс: от того, будет ли указанный вами заказ клиента проведен, зависит корректность отражения данных в учете.

Дело в том, что «Заказ клиента», выбираемый в документах ввода начальных остатков, – это не специальный первичный документ (как, например, «Реализация клиенту»), а тот же «Заказ клиента», который может создаваться в текущей деятельности предприятия, и, соответственно, при проведении заказа из ввода остатков делаются ровно те же записи в регистры, что и при обычном создании заказа в блоке продаж. Первичный документ «Реализация клиенту» при проведении никаких записей в регистры не выполняет. Давайте рассмотрим указанную особенность на конкретном примере.

В качестве примера возьмем вымышленную компанию «Море и Солнце», которая с 1 апреля текущего года переходит на новый программный продукт «1С: Комплексная автоматизация 2» последнего релиза.

Создадим первый документ ввода начальных остатков по нашей организации с типом «Задолженность клиентов». В качестве клиента укажем партнера из демо-базы – «Ассоль», выберем тип объекта расчетов – «Заказ клиента», создадим новый заказ и документ «Реализация клиенту» датой не позднее даты ввода остатков (в нашем примере для упрощения даты будут совпадать – все документы введем 31 марта), укажем сумму долга и предполагаемую дату платежа. При создании «Заказа клиента» в зависимости от настроек системы заполняем все обязательные поля, такие как Контрагент, Соглашение, Налогообложение, Валюта и др., вносим данные в табличную часть вкладки «Товары»; проводим заказ. Для наглядности создадим два заказа: один на сумму 30 тыс. руб., ее же и укажем в качестве долга; второй на 50 тыс. руб., но в столбце «Долг» укажем только 20 тыс. руб. (оставшаяся часть была оплачена клиентом ранее). В документах «Реализация клиенту» практически все обязательные поля заполняются автоматически, остается указать Договор, Сумму, Валюту, Номер и Дату документа и провести документ. 

 

 1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение документа ввода начальных остатков задолженности клиентов по заказам клиентов1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение документа ввода начальных остатков задолженности клиентов по заказам клиентов

 

Далее представим, что после ввода всех начальных остатков и успешного выполнения регламентных операций по закрытию месяца (марта), наша организация начинает работать в новой системе, и в один из дней следующего месяца, например, 14 апреля, получает оплату от клиента «Ассоль» на сумму 100 тыс. руб. По информации от партнера, перечисленная сумма должна закрыть задолженность по двум существующим заказам, а остаток (50 тыс. руб.) необходимо отнести на аванс в счет будущих заказов клиента. Однако, при разнесении оплаты путем подбора остатков в документе «Поступление безналичных денежных средств» мы видим следующую картину: система предлагает отнести на первый заказ 60 тыс. руб., что в два раза больше суммы задолженности, а на второй заказ – оставшиеся 40 тыс. руб., хотя задолженность всего 20 тыс. руб.; на аванс при этом ничего не остается. В чем же дело?

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам заказов в документе «Поступление безналичных ДС»1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам заказов в документе «Поступление безналичных ДС»

 

Дело в том, что в регистры, из которых берутся данные в «Подбор по остаткам», попали данные как из документа ввода остатков, так и из указанных в нем «Заказов клиента». Именно сумма по этим двум документам и отображается в колонке «К оплате (всего)», по которой система автоматически рассчитывает сумму платежа. При этом в колонке «Долг партнера» указывается корректная сумма – только по данным документа ввода начальных остатков.

Несмотря на превышение суммы заказа, система позволит провести такой документ поступления денежных средств, а у нашей компании помимо погашения долга клиента также появится задолженность перед клиентом по указанным заказам.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с клиентами» после проведения оплаты клиента на предлагаемую системой сумму1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с клиентами» после проведения оплаты клиента на предлагаемую системой сумму

 

В отчет «Задолженность клиентов» данные берутся также из регистров, поэтому на момент начала работы в системе будет значиться планируемая оплата на сумму, указанную в заказе и документе ввода остатков, а после ввода поступившей оплаты в столбце «Планируемая оплата» по первому заказу (сумма заказа равна сумме ввода остатков) значения не будет, а по второму заказу (сумма во вводе остатков меньше, чем в заказе) будет числиться сумма, соответствующая разнице между «Заказом клиента» и «Вводом начальных остатков задолженности клиентов»; также появится задолженность перед клиентом на сумму переплаты по заказу.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Задолженность клиентов» на момент начала работы в системе1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Задолженность клиентов» на момент начала работы в системе

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Задолженность клиентов» после проведения оплаты клиента с некорректными суммами1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Задолженность клиентов» после проведения оплаты клиента с некорректными суммами

 

Если в документе поступления безналичных денежных средств откорректировать суммы вручную и указать правильные значения из ввода остатков, то в отчете «Ведомость расчетов с клиентами» мы увидим полное погашение задолженности по заказам (без возникновения долга), но в отчете «Задолженность клиентов» все ещё будет значиться планируемая оплата от клиента на суммы, указанные в заказах, долга перед клиентом по заказам не будет.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Задолженность клиентов» после проведения оплаты клиента с корректными суммами1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Задолженность клиентов» после проведения оплаты клиента с корректными суммами

 

Даже при ручном исправлении суммы в случае поступления следующей оплаты от клиента все еще есть риск появления долга перед клиентом по заказам из ввода остатков, поскольку эти заказы будут числиться в окне подбора по остаткам (так как есть остаток по столбцу «К оплате (всего)» на сумму заказов), что создает возможность допущения ошибки при разнесении платежей.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам заказов в новом документе «Поступление безналичных ДС» после ручной корректировки1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам заказов в новом документе «Поступление безналичных ДС» после ручной корректировки

 

Так что же делать, чтобы исключить некорректные данные в регистрах, отчетах и вероятность ошибки при разнесении оплат, полученных от клиентов?

Ответ довольно легко найти, если проанализировать отчеты «Движения документа» по «Заказам клиента» и «Вводу начальных остатков задолженности клиентов». При сравнении записей, которые делают указанные документы в регистры, можно заметить, что оба документа делают практически идентичные записи по регистрам накопления «Плановые оплаты клиентов» и «Расчеты с клиентами» (есть лишь небольшие отличия, например, в документе или хозяйственной операции). Именно с этим и связано некорректное отображение сумм к оплате по заказам клиентов.

Решить проблему просто: для этого нужно «Заказ клиента», используемый в документе «Ввода начальных остатков задолженности клиентов», оставить непроведенным, чтобы не создавать дублирующих записей в регистрах. Посмотрим на примере наших документов, какие суммы при таком подходе будут попадать в отчеты и подбор заказов в документе «Поступление безналичных денежных средств».

Для начала после отмены поведения заказов в документе ввода начальных остатков попробуем разнести тот же самый платеж клиента «Ассоль» на 100 тыс. руб. Что же мы видим при подборе по остаткам заказов в документе поступления денежных средств? Теперь в обеих колонках («К оплате (всего)» и «Долг партнера») показаны корректные значения – только по данным ввода начальных остатков, а система предлагает указать «Сумму платежа» по заказам на корректные суммы; остаток будет указан в документе без заказа и отнесен на аванс.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам в документе «Поступление безналичных ДС» с непроведенными заказами во вводе остатков1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам в документе «Поступление безналичных ДС» с непроведенными заказами во вводе остатков

 

В отчетах «Ведомость расчетов с клиентами» и «Задолженность клиентов» данные тоже будут отображаться корректно; превышение сумм планируемой и фактической оплаты клиента по заказам и появление долга перед клиентом исключены.

И откроем еще одну хитрость: поскольку «Заказ клиента» может быть не проведен, то и заполнять его полностью вовсе не обязательно. Главное - указать корректного контрагента и валюту взаиморасчетов, поскольку она переносится в сам документ ввода начальных остатков. Таким образом, если вы планируете в дальнейшем пользоваться заказами для анализа (например, открывать их из отчетов и просматривать данные), то рекомендуем заполнить полностью заказ и оставить его непроведенным; если же заказ нужен исключительно для ввода начальных остатков, то можно просто сохранить заказ, заполнив в нем только наиболее критичные поля, в случае большого объема исходный данных такой подход позволит сократить нагрузку на сотрудников, ответственных за ввод начальных остатков компании.

Небольшое уточнение: указанный выше подход актуален только в случае, когда уже проведена реализация товаров, работ или услуг клиенту; если же на момент начала работы в системе реализация еще не была выполнена, следует создать новые «Заказы клиента» в блоке «Продажи» и провести их, указывать в документе «Ввода начальных остатков задолженности клиентов» такие заказы не нужно. Эти документы необходимо указывать во вводе остатков только в случае наличия по данным заказам предоплаты клиента на момент начала работы. Однако, предоплата по таким заказам вносится другим документом ввода остатков, о котором мы поговорим позже.

Конечно, далеко не всем пользователям будет удобно использовать непроведенные заказы клиентов, ведь такие заказы можно запросто удалить через некоторое время (когда забудется, для чего эти заказы были созданы). Будем надеяться, что в ближайшее время фирма «1С» предложит оптимальный путь решения описанной проблемы, а пока можно применять в работе описанный выше подход.

 

 

Секрет №2: Как упростить ввод расчетов по документам реализации клиенту

 

Наиболее простым является ввод остатков задолженности клиентов через документ «Реализация клиенту». Приведем пример такого ввода остатков по клиенту «Альфа».

При выборе в документе ввода остатков типа объекта расчетов «Реализация клиенту» нет необходимости создавать «Заказ клиента», нужно только прямо из документа «Ввод остатков задолженности клиентов» сформировать первичный документ «Реализация клиенту». При этом в качестве объекта расчетов и расчетного документа будет выступать один и тот же документ.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение документа ввода начальных остатков задолженности клиентов по документам реализации1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение документа ввода начальных остатков задолженности клиентов по документам реализации

Документ реализации формируется так же, как описано в предыдущем пункте, с одним отличием: порядок расчетов автоматически устанавливается «По накладным» (при выборе типа объектов расчетов «Заказ клиента» устанавливался порядок «По заказам»). В документе также, как и ранее, необходимо указать номер, дату, сумму и валюту документа, заполнить аналитику, при необходимости указать договор. Договор обязательно должен быть с детализацией расчетов «По накладным», соответственно, использовать тот же договор, что и при вводе остатков по заказам, нельзя; при необходимости возможно создать новый договор исключительно для ввода остатков.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение первичного документа «Реализация клиенту»1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение первичного документа «Реализация клиенту»

 

Поскольку первичные документы при проведении не делают никаких записей в регистры, то при вводе остатков на документ «Реализация клиенту» проблемы задвоения сумм задолженности, как при вводе по заказам, не возникает. В регистры попадают только данные документа ввода остатков.

При подборе основания платежа в документе «Поступление безналичных денежных средств» суммы отображаются корректно, объектом расчетов выступает документ «Реализация клиенту» из ввода начальных остатков. Например, при поступлении от клиента «Альфа» 15 тыс. руб. система предложит отнести на существующий документ реализации только 10 тыс. руб., которые были указаны во вводе начальных остатков, остаток можно будет учесть в качестве аванса клиента.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам документов «Реализация клиенту» в новом документе «Поступление безналичных ДС»1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам документов «Реализация клиенту» в новом документе «Поступление безналичных ДС»

 

В отчетах по взаиморасчетам с клиентами тоже не наблюдается никаких ошибок, значения отображаются корректно.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с клиентами» после проведения оплаты клиента по документу реализации1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с клиентами» после проведения оплаты клиента по документу реализации

 

Таким образом, ввод остатков задолженности клиентов по документам «Реализация клиента» является более простым и не вызывающим ошибок способом фиксации задолженности партнеров на момент начала работы в системе. Однако, при использовании договоров с клиентами и наличии определенного регламента в компании этот способ требует заполнения договора при проведении «Реализации клиента» (причем договор должен быть с детализацией расчетов «По накладным»), что вызывает дополнительные трудозатраты по созданию таких договоров, если компания обычно использует только договоры с расчетами «По заказам».

Но и это можно обойти: поскольку первичные документы реализации, создаваемые при вводе остатков задолженности клиентов, не делают никаких записей в регистры, эти документы можно так же, как и заказы, не проводить, и, следовательно, не заполнять их полностью. При таком подходе нет необходимости в создании специального договора с клиентом (исключительно для ввода остатков), можно просто оставить это поле незаполненным. В документе важно указать корректную дату (не позднее даты ввода остатков) и валюту документа, поскольку она переносится в документ ввода остатков. Даже сумму можно не заполнять, поскольку для учета она берется из самого документа «Ввод остатков задолженности клиентов».

Указанная хитрость поможет ускорить ввод остатков задолженности клиентов, но важно понимать, что и такой ввод остатков имеет некоторые особенности. В частности, ввиду того, что «Статья движения денежных средств» в документе «Поступление безналичных денежных средств» автоматически заполняется из договора в документе реализации, при отказе от указания договора этот реквизит придется заполнять вручную. В отчетах такая реализация будет значиться в иерархии без указания договора.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с клиентами» с первичным документом реализации без указания договора1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с клиентами» с первичным документом реализации без указания договора

 

Универсального решения (что лучше: создавать дополнительные договоры при вводе остатков по реализациям или же указывать вручную статью ДДС при проведении платежей клиентов) не существует, подход зависит от особенностей учета и объема документов в конкретной компании. Поэтому при выборе того или иного решения обязательно учитывайте объем документов и регламенты, действующие в вашей компании, при необходимости обращайтесь за консультацией к специалистам.

 

 

Секрет №3: На что обратить внимание при вводе остатков расчетов по договору с клиентом

 

Отражение начальной задолженности клиентов по договору – один из наиболее популярных вариантов ввода остатков взаиморасчетов с клиентами.

При выборе в документе ввода остатков типа объекта расчетов «Договор с контрагентом» система попросит указать договор с детализацией расчетов «По договорам», также следует обратить внимание на валюту договора. В качестве расчетного документа необходимо указать первичный документ «Реализация клиенту», заполняется он так же, как при вводе остатков по документам реализации, но значение поля «Договор» обязательно должно соответствовать значению в поле «Объект расчетов». Также, как и в предыдущем пункте, документ реализации может быть как заполнен полностью и проведен, так и просто записан после указания корректной даты и валюты.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение документа ввода начальных остатков задолженности клиентов по договорам1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение документа ввода начальных остатков задолженности клиентов по договорам

 

При таком вводе начальной задолженности при поступлении от клиента денежных средств в подборе по остаткам будет отображаться именно сам договор, указанный в документе ввода начальных остатков. Поскольку ни договор, ни «Реализация клиенту» не делают никаких записей в регистры, то и суммы в подборе отображаются корректные.

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам в документе «Поступление безналичных ДС» при использовании договоров во вводе остатков1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам в документе «Поступление безналичных ДС» при использовании договоров во вводе остатков

 

Если от клиента поступило больше средств, чем числится в качестве задолженности, то система предложит отнести эти средства на тот же договор, тогда по указанному договору появится долг перед клиентом. Например, по нашему договору с клиентом «Альтаир» числилась задолженность в размере 15 тыс. руб. (см. предыдущий скриншот), но от клиента поступила оплата в размере 20 тыс. руб. При автоматическом разнесении система предложит учесть переплату на том же договоре, тогда «Ведомость расчетов с клиентами» будет иметь вид:

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с клиентами» по договорам с переплатой по договору1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с клиентами» по договорам с переплатой по договору

 

Однако при разнесении оплаты пользователь имеет возможность оставить переплату на самом документе «Поступление безналичных денежных средств».

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: разнесение оплаты в документе «Поступление безналичных ДС» с отнесением аванса на сам документ1С ERP 2 и Комплексная 2: разнесение оплаты в документе «Поступление безналичных ДС» с отнесением аванса на сам документ

 

В таком случае в отчете «Ведомость расчетов с клиентами» аванс клиента будет значиться по самому документу поступления денежных средств (позже эту сумму можно будет зачесть в счет будущего заказа, реализации или договора), а расчеты по договору из ввода остатков будут полностью закрыты. 

 

1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с клиентами» по договорам с переплатой на документе поступления ДС1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с клиентами» по договорам с переплатой на документе поступления ДС

 

Получается, ввод остатков задолженности по договорам довольно прост, и так же, как и ввод по документам реализации, не вызывает никаких ошибок в учете. Однако, следует учитывать, что такой ввод остатков сопровождается дополнительной нагрузкой в виде создания специальных договоров с покупателями.

 

Что ж, теперь, когда мы разобрали основные возможности и особенности ввода остатков задолженности клиентов, вы можете выбрать наиболее подходящий и удобный для вас способ, но имейте ввиду, что описанные способы могут использоваться как каждый в отдельности, так и все вместе. Поэтому не обязательно выбирать что-то одно, можно комбинировать подходы на свое усмотрение, однако при выборе комбинации описанных способов важно понимать особенности конкретной компании, принимать во внимание как ее «исторический подход» в ведении учета (в старом ПО), так и актуальные на момент перехода потребности компании.

 

Продолжение следует…

 

 Если вам необходимо более глубоко изучить учет производства в 1С Комплексной автоматизации 2, то приходите на курс:

 

  

  

 

Учитесь каждый день и меняйте свою жизнь к лучшему!

 

 

Если у вас возникли вопросы по курсу, организационные, по содержанию и т.п., смело задавайте их : 

 online@praktikaucheta.ru

 

 +7(911)777 22 47

 

 +7(911)777 22 47

Вам тоже может быть интересно:

 

3 приема правильного ввода остатков задолженности поставщикам в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP 2

1С больше не поддерживает производство по версии 2.1 в 1С Комплексной автоматизации 2

Как правильно оформить безвозмездную передачу товаров в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP 2?

 Как настроить распределение статей расходов в 1С Комплексная и ERP 2 ?

5 полезных приемов, как упростить себе работу в 1С Комплексная и ERP 2.4

Как рассчитать себестоимость услуги в 1С Комплексной автоматизации 2.4?

Направления деятельности в 1С Комплексной 2.4 в регламентированных отчетах

Как настроить статьи расходов в 1С Комплексной автоматизации 2 (2.4)?

1С Комплексная автоматизация 2: какую версию учета производства мне выбрать?

 Как рассчитать себестоимость услуги в 1С Комплексной автоматизации 2.4?

1С Комплексная автоматизация 2: как учитывать производство?

Производство в 1С Комплексная автоматизация 2 за 6 шагов (версия 2.1)

Производство в 1С Комплексная автоматизация 2 за 6 шагов (версия 2.2)

1С Комплексная автоматизация 2.4: общие принципы учета

5 самых частых ошибок в настройках статей расходов в 1С Комплексной 2 и ERP 2

 

Еще статьи по 1С Комплексной автоматизации 2.4:

 

С чего начать переход на 1С Комплексную автоматизацию 2? 

5 причин использовать ресурсные спецификации в 1С Комплексная автоматизация 2

 1С Комплексная автоматизация 2: как учитывать производство?

1С Комплексная автоматизация 2 и ERP 2, что нового в редакции 2.4: учет расходов

1С Комплексная автоматизация 2, что нового в редакции 2.4: учет ОС

Многопередельное производство в 1С КА 2: выпуск полуфабрикатов

Настройка Комплексной автоматизации 2 и ERP 2 Шаг 1

Настройка Комплексной автоматизации 2 и ERP 2 Шаг 2

Настройка Комплексной автоматизации 2 и ERP 2. Шаг 3

Настройка учетной политики в УТ 11, КА 2, ERP 2

Начальные остатки основных средств в 1С Комплексной и ERP 2

Учет кредитов и займов в 1С Комплексная 2: ввод начальных остатков

Новое в 1С Комплексной редакции 2.4: группы финансового учета расчетов с партнерами

1С Комплексная 2, новое в редакции 2.4: работа с назначениями при закупке под потребности

 

Перейти к разделам: