Автор статьи:
Александра Паламарчук,
бизнес-аналитик консалтингового направления
Спецпроект «Опыт коллег»
Любая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью перехода на новую версию ПО либо смены одного программного продукта на другой. И такой переход не может обойтись без ввода начальных остатков деятельности компании за период, предшествующий началу работы в новой версии ПО (новом продукте).
Из продуктов семейства «1С» наиболее современными и полными для отражения данных управленческого учета на текущий момент являются конфигурации «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Комплексная автоматизация 2».
Несмотря на регулярные обновления систем и кажущуюся на первый взгляд простоту и понятность использования, системы «1С», как и любые другие, имеют ряд особенностей, в том числе особенности, касающиеся ввода начальных остатков.
В данной статье подробно разберем нюансы ввода начальных остатков задолженности и авансов поставщикам.
Ввод остатков задолженности перед поставщиками
Ввод начальных остатков задолженности перед поставщиками очень похож на ввод остатков задолженности клиентов компании. Системы «1С: ERP Управление предприятием 2» и «1С: Комплексная автоматизация 2» дают возможность ввести начальную задолженность поставщикам по одному из следующих типов объекта расчетов: Договор с контрагентом, Заказ поставщику, Приобретение у поставщика. Ввести задолженность перед поставщиком без указания объекта расчетов нельзя.
Рассмотрим все три указанные типа объекта расчетов.
Ввод через Заказ поставщику
Ввод остатков задолженности перед поставщиками с типом объекта расчетов «Заказ поставщику» имеет ту же особенность, что и ввод остатков задолженности клиентов по заказам: документы «Заказ поставщику» и «Ввод начальных остатков задолженности перед поставщиками» делают схожие записи в регистры, ввиду чего могут возникать некорректные значения в отчетах и при подборе заказов в качестве основания в документах «Списание безналичных денежных средств». Решается проблема точно таким же образом, как и с «Заказами клиентов»: просто оставляем «Заказ поставщику» во вводе начальных остатков непроведенным (при этом можно заполнить его по минимуму, главное, указать корректного контрагента и валюту взаиморасчетов).
Не будем подробно расписывать, с чем связана эта ошибка и как ее выявить, поскольку все абсолютно аналогично вводу начальных остатков задолженности клиентов с типом объекта расчета «Заказ клиента», но продемонстрируем этот нюанс на конкретном примере для нашей выдуманной компании «Море и Солнце».
Создадим документ ввода начальных остатков задолженности перед поставщиком по двум заказам поставщику «Грифон», оба заказа от 31 марта текущего года. Первый заказ не будем проводить, заполним в нем лишь основные параметры (табличную часть «Товары» не заполняем), второй заказ заполним полностью и проведем. В качестве долга по первому заказу укажем сумму 25 тыс. руб., по второму заказу – 5 тыс. руб. (эта же сумма указана в заказе поставщику и в документе «Приобретение у поставщика»).
1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение документа ввода начальных остатков задолженности перед поставщиками по заказам
После проведения документа ввода остатков задолженности перед поставщиком и выполнения процедуры закрытия месяца (марта), попробуем оплатить эти два заказа, но добавим к сумме ещё 5 тыс. руб. в качестве аванса за будущие услуги партнера «Грифон».
В документе «Списание безналичных денежных средств» указываем сумму платежа – 35 тыс. руб., в разделе «Расшифровка платежа» переключаемся на режим «Списком» и нажимаем кнопку «Подобрать по остаткам». В открывшемся окне подбора видим следующее: по первому заказу, который не был проведен, а только записан, отображаются корректные значения, и система предлагает оплатить именно ту сумму, которую мы указывали в документе ввода начальных остатков задолженности перед поставщиками; по второму же заказу в столбце «Долг организации» указывается корректное значение, а в столбце «К оплате (всего)» мы видим удвоенную сумму, которую и предлагает нам оплатить система. Как вы понимаете, удвоение суммы произошло из-за того, что проведены и «Заказ поставщику», и «Ввод начальный остатков задолженности перед поставщиками» – оба на одну и ту же сумму.
1С ERP 2 и Комплексная 2: расшифровка платежа по заказам поставщикам в документе «Списание безналичных ДС»
Разумеется, при таком некорректном распределении суммы платежа в отчетах по взаиморасчетам с поставщиками мы увидим, что по второму заказу появился долг поставщика перед нашей организацией, что на самом деле не является правдой.
1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с поставщиками» после проведения оплаты на предлагаемую системой сумму
При ручной корректировке суммы по заказу мы получим корректные суммы в отчете, но при следующей оплате поставщику опять будет потенциальная возможность повторно оплатить этот заказ, поскольку он не исчезнет из подбора по остаткам.
Ошибка, как и ранее, связана с задвоением данных в регистрах, поскольку «Заказ поставщику» и документ ввода начальных остатков делают схожие записи в регистры накопления «Плановые оплаты поставщикам» и «Расчеты с поставщиками» (есть только небольшие отличия, например, в документе или хозяйственной операции). Именно с этим и связано некорректное отображение сумм к оплате по заказам клиентов. Документ «Приобретение у поставщика» - это такой же первичный документ, как и «Реализация клиенту», его проведение никак не влияет на регистры.
Если пытаться объяснить такое поведение с точки зрения системы, то можно сделать следующее заключение: документ «Заказ поставщику» формирует плановую задолженность перед поставщиком, а документ «Ввод начальных остатков задолженности перед поставщиками» – фактическую задолженность; на момент ввода начальных остатков плановой задолженности уже нет (т.к. выполнено приобретение), но есть фактическая задолженность, соответственно, проводить необходимо только тот документ, который фиксирует фактическую задолженность перед поставщиком, а это документ ввода остатков.
После отмены проведения второго заказа и повторного проведения документа ввода остатков, в документе списания денежных средств система будет предлагать корректную сумму для разнесения оплаты по заказам; сумму аванса можно будет оставить на самом документе «Списание безналичных денежных средств» и позже зачесть в счет других заказов. При корректном разнесении платежа отчет «Ведомость расчетов с поставщиками» будет иметь следующий вид:
1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с поставщиками» после проведения оплаты с корректными суммами по заказам
Таким образом, при вводе начальных остатков задолженности перед поставщиками, так же, как и по задолженности клиентов, целесообразно оставлять заказы непроведенными. Причем, если нет необходимости в дальнейшем анализе данных, указанных в заказе, эти заказы можно заполнить только самыми необходимыми данными. И обращаем ваше внимание на то, что указанный подход справедлив только в случае, когда уже было проведено приобретение товаров, работ или услуг от поставщика; если же на момент начала работы в системе приобретения еще не было, необходимо создать новые «Заказы поставщику» в блоке «Закупки». Эти заказы следует указывать во вводе остатков только в случае наличия по ним аванса у поставщика на момент начала работы с системой; предоплата по таким заказам вносится другим документом ввода остатков, который будет освещен ниже.
Ввод через документ приобретения у поставщика
Ввод начальных остатков задолженности перед поставщиками с типом объекта расчетов «Приобретение у поставщика» аналогичен вводу задолженности клиентов через документ «Реализация клиенту». Это, пожалуй, самый простой способ ввода остатков задолженности поставщикам.
В случае выбора такого типа расчетов документ «Приобретение у поставщика» заполняется так же, как и в случае ввода остатков по заказам поставщику, но с порядком расчетов «По накладным». Документ выступает и в качестве объекта расчетов, и как расчетный документ.
1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение документа ввода начальных остатков задолженности перед поставщиками по документам приобретения
Поскольку «Приобретение у поставщика» – это первичный документ, то при его проведении не формируется никаких записей в регистры, а значит и проведение данного документа вовсе не обязательно. То есть у вас есть возможность самостоятельно решить, хотите ли вы заполнять документ приобретения полностью (в том числе создавать отдельный договор с порядком расчетов «По накладным»), или же вы заведете только основные параметры реализации, такие как дата (не позднее даты документа ввода остатков) и валюта.
С учетом того, что документ «Приобретение у поставщика» при проведении не делает записи в регистры, проблемы задвоения сумм задолженности, как при вводе по заказам, не возникает; в регистрах отражаются только данные документа ввода остатков. Поэтому при подборе основания платежа в документе «Списание безналичных денежных средств» суммы отображаются корректно, объектом расчетов при этом выступает документ «Приобретение у поставщика» из ввода начальных остатков.
Например, при вводе начальных остатков мы указали задолженность перед поставщиком «Белый ветер» на сумму 33 тыс. руб. Тогда при списании денежных средств нашей организации в пользу контрагента «Белый ветер» на сумму 36 тыс. руб. система предложит отнести 33 тыс. руб. на существующий документ приобретения (т.е. ровно ту сумму, которая была указана во вводе остатков), а оставшиеся 3 тыс. руб. можно будет учесть в качестве аванса поставщику.
1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам документов «Приобретение у поставщика» в новом документе «Списание безналичных ДС»
В отчетах по взаиморасчетам с поставщиками при таком списании денежных средств тоже не наблюдается никаких ошибок (в нашем примере документ реализации был заполнен полностью, в том числе указан договор с поставщиком):
1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с поставщиками» после проведения оплаты поставщику по документу приобретения
Получается, что ввод остатков задолженности перед поставщиками по документам «Приобретение у поставщика» не вызывает никаких ошибок и довольно прост в использовании. Остается только определиться, насколько подробно следует заполнять эти документы, а это уже зависит от требований конкретной компании к отображению данных в отчетах и скорости ввода начальных остатков.
Ввод через договор с поставщиком
Вы, наверно, уже догадались, что ввод остатков задолженности перед поставщиками по договорам очень похож на ввод задолженности клиентов по договорам. Но давайте все же пройдемся по основным документам и особенностям ввода начальных остатков задолженности поставщикам с типом объекта расчетов «Договор с контрагентом».
При выборе типа объекта расчетов «Договор с контрагентом» в документе ввода остатков в качестве объекта расчетов потребуется указать договор с порядком расчетов «По договору». Разумеется, есть возможность создать договор непосредственно в момент заполнения документа ввода начальных остатков. В поле «Расчетный документ» следует указать первичный документ «Приобретение у поставщика», созданный непосредственно к указанному в предыдущем поле договору. В документе приобретения при этом автоматически проставляется договор и порядок расчетов «По договору», остается заполнить номер, дату и сумму документа, указать корректную валюту. Проведение документа «Приобретение у поставщика», как и во всех других способах ввода задолженности перед поставщиками, не обязательно, поэтому можно указать только основные данные – дату документа и валюту – и просто записать документ. Записи в регистры ни по договору, ни по документу приобретения не делаются.
1С ERP 2 и Комплексная 2: заполнение документа ввода начальных остатков задолженности перед поставщиками по договорам
При вводе начальной задолженности в разрезе договоров в подборе по остаткам документов списания безналичных денежных средств отображаются именно договоры в качестве объектов расчетов, суммы при этом подтягиваются корректные.
1С ERP 2 и Комплексная 2: подбор по остаткам в документе «Списание безналичных ДС» при использовании договоров во вводе остатков
В случае перечисления в пользу поставщика суммы, превышающей задолженность перед ним, у пользователя есть возможность отнести сумму превышения либо на тот же договор, либо оставить ее на самом документе «Списание безналичных денежных средств». К примеру, мы ввели остатки по договору с поставщиком на сумму 12 тыс. руб., а перечисляем поставщику 16 тыс. руб. (см. предыдущий рисунок). В первом случае – при отнесении всей суммы платежа на договор из ввода остатков – в отчете по взаиморасчетам с поставщиками мы увидим, что ранее существовавшая задолженность перед поставщиками была погашена, однако у поставщика возник долг перед нашей организацией по тому же договору.
1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с поставщиками» по договорам с переплатой по договору
Если же оставить сумму аванса на документе списания денежных средств, то расчеты по договору полностью закроются, а аванс в отчете будет числиться по документу «Списание безналичных денежных средств», в дальнейшем этот аванс можно будет зачесть на любой договор, заказ или приобретение у данного поставщика.
1С ERP 2 и Комплексная 2: отчет «Ведомость расчетов с поставщиками» по договорам с переплатой на документе списания ДС
Как видите, ввод остатков задолженности перед поставщиками по договорам весьма прост, и не вызывает ошибок в учете так же, как и ввод по документам приобретения. Но при выборе этого способа ввода остатков стоит принимать во внимание, что он связан с дополнительными трудозатратами по созданию договоров с поставщиками.
Подводя итог разбору способов ввода остатков задолженности перед поставщиками, хотим обратить ваше внимание на то, что описанные подходы можно и нужно комбинировать в зависимости от потребностей конкретной компании. Поэтому так же, как и при вводе остатков задолженности клиентов, при выборе необходимой комбинации способов важно учитывать особенности именно вашей компании, принимать во внимание ее прошлый опыт ведения учета и потребности, актуальные на момент перехода в новое ПО.
