Использование соглашений и договоров включается в меню «НСИ и администрирование – Продажи»
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: включение использования соглашений и договоров
Для начала: соглашение vs договор простыми словами.
Основная задача договоров – это аналитика регламентированного учета и отчетов по взаиморасчетам. Возможности настраивать работу с контрагентами в договорах минимальны. Зато договоры есть во всех отчетах по взаиморасчетам, и они попадают в субконто на счетах регламентированного учета.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: карточка договора с клиентом
Договор обязательно привязан к организации, туда же можно внести платежные реквизиты контрагента или пометки для учета ГОЗ.
Основная функция соглашений совсем другая: помогать в оперативной работе с контрагентами. Они нужны, чтобы подставить в документы правильные цены, соблюсти условия оплаты и прочие нюансы. Соглашения «невидимы» в регламентированном учете и даже не в каждом отчете их можно вывести в качества отбора или группировки.
Вот я часто сталкиваюсь с такой историей: компания перешла на 1С КА 2, но менеджеры продолжают решать свои проблемы за пределами программы, дальше накапливая запутанный ворох таблиц Excel.
То есть программа вроде бы работает, но не используется полноценно. Как раз настройка работы с соглашениями тут поможет наладить работу менеджеров.
Примеры проблем, которые решаются через соглашения:
- В компаниях части есть несколько прайсов, которые используются по каким-то внутренним критериям. И менеджеры ошибаются в прайсах, клиент получает заниженную цену. В соглашении можно определить прайс для клиента.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: ценообразование в соглашении
- Менеджеры по ошибке предоставляют скидку больше своих полномочий. Ограничение предоставляемых менеджером скидок также можно настроить через соглашения.
- Контроль предоплаты перед отгрузкой в зависимости от условий оплаты, установленных в договоре с клиентом.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: условия оплаты в соглашении
- Различные внутренние нюансы работы, где менеджеры часто ошибаются: отгрузка от правильной организации, с правильного склада и т.п. Заполнение в документах значений реквизитов по умолчанию также удобно настроить через соглашение.
- Если договаривается о ценах с клиентом один сотрудник, а оформляет документы другой, то соглашение может служить безошибочным передатчиком этой информации.
Есть еще одна полезная фишка работы с соглашениями: можно дать права на изменение разных условий разным сотрудникам.
Менеджер может менять условия в заказах в рамках своих полномочий, а если у него прав не хватает, то он отправляет нужное ему изменение на согласование.
Если настраивается согласование соглашений, то появляется возможность разделить ответственность между сотрудниками разных отделов.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: настройка согласования соглашений по разделам
Один отвечает за цены, но при этом не сможет согласовать изменение графика оплаты. Этот механизм может очень экономить время сотрудников, но он требует, конечно, серьезной организационной подготовки и прилаживания.
Итак, резюмируем. Соглашение – инструмент исключительно оперативного учета. В бухгалтерском учете нигде вы соглашение не увидите – ни в субконто на счетах учета, ни в проводках.
Договор будет аналитикой во всех отчетах и субконто на всех счетах учета взаиморасчетов. То есть как аналитика договор гораздо более универсален. Поэтому в большинстве случаев учет по соглашениям изолированно не ведут.
Давайте обсудим некоторые любопытные моменты совмещения работы с этими двумя аналитиками.
1. Организация
Договор обязательно регистрируется на конкретную организацию. Если у вас несколько организаций, от имени которых вы можете торговать с одним покупателем, то нужно будет оформить отдельный договор с каждой.
Соглашение можно привязать к организации, но это как раз не обязательно. Если у вас для всех организаций равные условия работы с контрагентом, то удобно не указывать организацию в соглашении, и оно будет действовать для любой вашей организации. У вас могут быть разные соглашения и один договор, если условия работы меняются во времени или в зависимости от каких-то других параметров. Такие соглашения выполнят роль дополнительного соглашения к договору.
Если условия зависят от организации, то можно настроить разные соглашения для разных ваших юридических лиц. Организация будет подставляться из соглашения.
2. Условия оплаты
В договоре можно настроить только график оплаты для рамочных договоров. Если вы зафиксируете сумму договора, то можно будет сформировать график оплат по договору. Этот график ни к чему не обязывает.
В соглашении можно описать условия оплаты, которые будут контролироваться программой. 1С будет запрещать отгрузку по заказу в рамках соглашения, если условия оплаты не выполнены.
3. Детализация расчетов
Договор позволяет детализировать расчеты по себе любимому, по заказам и накладным. В 1С Комплексная автоматизация и ERP 2.5 сделали настройку более гибкой в плане авансов. Теперь возможно учитывать расчеты в «гибридном варианте». Аванс на более общую аналитику – договор или заказ, а долг зачитывать на накладную, возникающую позже.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: детализация расчетов в договоре
А вот по соглашениям детализировать расчеты нельзя. В соглашении можно по поводу расчетов отослать к договорам, если они используются. Или настроить детализацию расчетов по заказам или накладным. Этот вариант применяется в тех случаях, когда договора отключены.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: детализация расчетов в соглашении
