Конфигурации: 1C КА 2, ERP 2
Заказы клиентов - один из самых важных документов в 1С КА 2 или ERP. Может быть, с этим не согласятся главбухи, ведь в регламентированном учете заказы не участвуют. Но для оперативного учета заказы клиентов, как правило, это тот стержень, вокруг которого строятся все остальные учетные операции.
Так что в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP заказы клиентов используются в большинстве случаев.
По умолчанию заказы в новой базе отключены. Чтобы включить использование заказов нужно перейти в меню НСИ и администрирование – Продажи – Оптовые продажи и установить флаг «Заказы клиентов».
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: Заказы клиентов
У нас появляется выбор из трех вариантов, как использовать эти заказы. Это очень важный выбор, так как поведение программы будет очень различаться в зависимости от выбранного варианта. В чем разница между этими вариантами?
Заказ как счет
В любом варианте использования заказов, эти документы смогут выполнять и роль счета. Но в варианте «Заказ как счет», это действительно просто счет.
Документ содержит те же реквизиты, что и обычный счет в любой программе 1С.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: Заказ клиента как счет
Если вы не резервируете товар под заказы и не отслеживаете поступление товара под них или частичную отгрузку, то можно использовать заказ таким образом.
Важно, что заказ в этом случае не дает возможности контролировать этапы оплаты. То есть оформить реализацию по заказу с предоплатой можно будет, даже если оплата не поступила.
Кстати, зачем отдельный документ «Счет на оплату», если заказ и так всегда может использоваться как счет на оплату?
Счет на оплату - не самостоятельный документ. Часто заказы не только отгружаются, но и оплачиваются поэтапно. Причем на каждый этап оплаты клиенту выставляется отдельный счет. Сам заказ такой возможности не предоставляет. Из него печатается счет на весь объем поставки. Вот для разбивки заказа на такие частичные платежи мы используем счета на оплату.
Заказ только со склада
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: Заказ клиента только со склада
Этот вариант используется, если товар необходимо резервировать на складе. Он позволяет разнести этапы работы с заказом, так как в нем обязательно используются статусы заказа.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: Статусы заказа клиента
И вот тут интересный момент работы с такими заказами. У них не предусматривается возможности резервировать товар отдельно по строкам заказа. То есть мы здесь предполагаем схему работы, при которой на складе резервируется полностью согласованный заказ целиком.
Если какого-то товара нет, то заказ проведется только в статусе «На согласовании» и без резерва.
Этот нюанс очень важен. Для реальной работы он часто неудобен. Например, если у вас менеджеры работают с резервами только на складе, но допустимо, что заказ резервирует часть товара и ждет допоставки. Так работать в этом варианте мы не сможем.
Здесь скорее вариант для короткого резервировании товара в фактическом наличии до оплаты и отгрузки.
Этот механизм уже предусматривает контроль исполнения заказа. А значит, возникает много вопросов – когда считать заказ исполненным. Вот заказ отгружен неполностью – он может быть закрыт? Или мы контролируем отмену части заказа и ее причину?
Или заказ отгружен полностью – он выполнен? Или мы ждем полной оплаты?
Целое море нюансов. Поэтому при переключении на этот вариант использования заказов, появляется возможность настроить работу с закрытием заказов. Важно продумать, какие настройки в вашем случае помогут упорядочить работу с частично исполненными заказами и при этом не будут ее излишне тормозить.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: Настройки контроля исполнения заказов
Заказ со склада и под заказ
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: Заказ со склада и под заказ
Самый сложный, но и самый распространенный вариант использования заказов. Позволяет работать и с резервированием, и с обеспечением заказа по отдельным позициям.
Теперь вместо статусов - действия в строках заказа.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: действия в строке заказа клиента
Это дает и тонкую настройку, и головную боль)).
Менеджерам нужно быть морально готовыми к большому количеству дополнительных действий с заказами.
Но если вы хотите навести порядок в своевременном обеспечении заказов клиентов, то вам нужен именно этот вариант использования заказов.
Действие «К обеспечению» позволяет указать закупщикам, что этот товар нужно закупить под заказ. Они это увидят при формировании заказов поставщикам по потребностям.
Работа с действиями в строках достаточно гибкая. Программа позволяет пользователю саму управлять действиями в строках. То есть можно установить потребность в закупке, даже если товар на складе есть.
В версии 2.5 разработчики потихоньку переписывают внутренние механизмы работы и по ходу процесса добавляют различные плюшки. Например, сейчас в строке сразу видно, сколько товара доступно на текущем складе.
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: доступность товара в строке заказа клиента
Это дает возможность быстро сориентироваться, какое действие в строке вам подойдет и понимать, можно ли планировать отгрузку.
А вот в постепенно устаревающей версии 1С КА и ERP 2.4 для того, чтобы посмотреть сколько товара и какие действия над ним доступны по строке, нужно покликать по колонке «Действие».
1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: доступность товара в строке заказа клиента в 2.4
Но, в целом, мы должны быть готовы к тому, что манипуляций с заказами от менеджеров потребуется заметно больше, чем в других вариантах работы. Потребуется регулярно контролировать состояние обеспечения заказов, вовремя менять настройки заказа для отгрузки товара клиенту.
Очень полезно продумать реальный процесс работы с заказами и их обеспечением заранее. Знаете, что тут особенно важно? Действия пользователей при отклонениях от него. В реальной жизни все меняется. Заказы клиентов тоже. Кажется, что просто в любой момент внести исправления в заказ клиента в случае таких изменений. Многие до начала работы даже не задумываются о таких вопросах.
А что, если в заказе поменяли или увеличили позицию, а уже сформированы заказы поставщикам? Или уже отгрузили часть? Или сумма оплаты по этапу теперь расходится?
Может получиться, что условия поставки нарушены, а концов теперь не найти. Поэтому, как правило, для работы с этим вариантом использования заказов включают дополнительные настройки версионирования, согласования заказов, причины отмены заказов.
Такую работу уже нужно прописывать на бумаге, чтобы не забыть, что к чему. Чтобы каждый знал, за что отвечает. Приятной отдачей от такой предварительной проработки будет порядок в работе с клиентами и осмысленная информация в отчетах.
