В прошлой статье мы говорили о том, что важно начать с определения цели внедрения новой программы. Хорошо, вот вы поняли, зачем вам нужно внедрение. Посчитали выгоду. Что дальше?
Делим на 3
Дальше нужно разделить процессы, которые выполняются в вашей компании, на три части:
1. Ваша цель. Раз это цель внедрения новой программы, то она не реализована должным образом в вашей текущей учетной системе. Задача решается «на коленке» или вообще еще никак не решается.
2. То, что уже в текущей программе автоматизировано. Ваша рутина. Которая должна после перехода делаться и в новой программе.
3. То, что делается вручную, «в excel» или не делается вовсе, но хотелось бы автоматизировать.
Сегодня поговорим от том, что с этим делать.
Что делать с особенностями
Самое первое дело - это разобраться с целевым запросом. Часто бывает, что проще начать с чего-нибудь более понятного из рутины. Но с этого начинать бессмысленно, пока вы не убедились, что цель может быть достигнута в новой программе.
И не доверяйте на слово специалисту. Не потому что все врут. Нет, конечно. Но вы не можете быть уверены в том, что вашу задачу поняли правильно. До тех пор, пока вы не посмотрели своими глазами и не пощупали своими руками, как это выглядит.
Например, компания давно уже переходит на 1С Комплексную автоматизацию 2: после раскручивания диалога выясняется, что хотелось планировать загрузку оборудования, считать сроки выполнения заказов… Но как? Этого никак нельзя сделать в 1С КА 2. Доработки же обойдутся в совершенно неразумную сумму, а еще ведь стоимость владения: обновления и изменения…
Я в прошлой статье писала, что самая дорогостоящая ошибка - считать, что автоматизация сама по себе сокращает персонал и расходы.
Так вот, вторая по дороговизне ошибка - считать, что все у всех одинаково. Горячий топ фраз, показывающий повышенные риски внедрения возглавляет фраза: «У нас так же, как у всех. Никаких особенностей».
Ноль полезной информации! И нужно обладать качествами бульдога, чтобы извлечь нужную информацию вовремя из такого заказчика. Особенности вылезут обязательно, когда реальные сотрудники начнут работать в программе.
Если вы хотите успешно внедрить новую программу, выкиньте эту мысль из головы. Важно максимально ясно сформулировать все значимые особенности вашего бизнес-процесса, чтобы специалист их классифицировал и подобрал подходящую схему учета.
Регулярно встречаюсь с компаниями, которые реально не зашли в новую 1С. То есть начали работу в новой программе и вернулись в старую. Причина проста: сотрудники не могут выполнить свою работу в программе. Она настроена не под их задачи, а под какой-то абстрактный образ.
3 главных ресурса успешного внедрения 1С
3 главных ресурса, которыми нужно будет запастись: это терпение, время и деньги. И потратить их в первую очередь стоит на моделирование максимально реалистичного примера.
Терпение вам потребуется для того, чтобы все рассказать и повторить пять раз «непонятливому» специалисту. И знаете, что? Опытный специалист обязательно будет спрашивать, ему будет постоянно не хватать информации. А если специалист все время молча кивает и соглашается, то это должно насторожить. Так что терпения вам.
Время вам и вашим сотрудникам потребуется, чтобы дотошно разобраться в предложенной модели учета. Пригласить руководителей отделов, ответственных за работу на этом участке. Да, всегда есть более срочные дела. Но это очень дорого стоит. Даже, если непроверенная схема в целом окажется рабочей, экономия времени за счет тщательного разбора модели до запуска огромна. Как минимум, 1/20. Когда вы подумаете или кто-то из сотрудников скажет: «да что там, когда начнем работать, тогда и разберемся», вспомните об этой пропорции.
И обратите внимание, что опытный специалист будет занудно настаивать на обкатке модели с сотрудниками, ответственными за работу на участках учета.
Деньги вам потребуются на хорошего специалиста и обучение сотрудников. Не только стороннего консультанта, но и ваше, и ваших сотрудников, время стоит денег. На то, что специалист вам смоделирует в программе за несколько часов, необученные сотрудники потратят 2-3 месяца. И боже, какие только странные ходы не приходилось потом обнаруживать и исправлять. Просто потому, что люди не знали, где типовую галку включить.
А еще я говорила выше о важности реального примера для моделирования.
Реальность примера важна, в первую очередь, вам. Почему? Если пример из вашей жизни, то вы и ваши сотрудники сразу заметите важные несоответствия той реальности, в которой вы живете. А если пример будет «из жизни бабочек», то ваш внутренний контролер все расхождения пропустит как незначимую информацию. Вы покиваете головой, и маленькие сейчас несоответствия вырастут в гигантских монстров после начала работы.
Поэтому не ведитесь на абстрактные примеры, на «отмазы» сотрудников от работы с моделью, на «отмазы» от обучения или желание сэкономить на получении специальных знаний. Есть цель, есть план шагов и смета расходов на ее достижение. Все как в реальной жизни.
В следующей статье мы поговорим о дальнейших шагах.
