При современной скорости изменений во всех сферах нам приходится поспевать за быстрыми изменениями извне. Насколько быстро вы перестроитесь под новые правила, новые инструменты, зависит и успех, и выживание. Да, для этого полезно использовать автоматизацию. И особенно ценно, даже необходимо, использовать инновационный потенциал разработчиков. Как? Внедрять максимально типовые решения и быстро задействовать удачные для вас обновления в готовом функционале.
Сейчас нужен не столько исполнительный программист, сколько отличное знание программного продукта и понимание принципов внедрения новых программ.
Какие самые важные принципы нужно учесть при переходе? С самого главного и начнем.
Зачем вы переходите на новую программу?
Важно измеримо ответить на этот вопрос. Поставьте себе 1-2 главные цели и измерьте их деньгами.
Самый частый вопрос - как, как измерить? Это же все так неопределенно…
Очень просто: сколько вы будете тратить на другое решение этой же задачи?
К примеру, на складе регулярно списываются просроченные полуфабрикаты на среднюю сумму в месяц = N. Нет учета по срокам годности, на складе бардак, нет разделения на зоны или ячеистого хранения.
Причины понятны. Складские работник не помнят, что где лежит. Плюс, до более старого товара трудно, а то и невозможно добраться. Берут то, что поближе, что первым нашлось.
Тогда наша цель - убрать расход N в месяц на просрочку. Что делаем?
Во-первых, в любом случае нужно будет продумать и поменять процессы на складе. Склад потребуется как-то разделить на зоны или ячейки и все это перемаркировать. Плюс определить правила размещения товаров по зонам. При этом учесть, чтобы физически всегда был доступен товар с более старым сроком годности.
Эту предварительную работу не сделает за вас никакая программа. Первый шаг необходим независимо от того, как технически вы будете учитывать складские процессы.
А дальше можно уже считать.
Как посчитать выгоду от внедрения по целям?
1. Чтобы по-настоящему вести учет по срокам годности и по зонам «на коленке», в excel (…подставьте свой вариант) потребуется нанять и обучить еще 2-5 (а может 20?) человек. Считаем расходы на оплату труда, рабочее место и т.д. в месяц. Это умножаем на тот срок, который по вашим расчетам новый процесс учета будет служить вам верой и правдой. И сведет в ноль ваши ежемесячные потери N.
От чего зависит этот срок? От роста бизнеса, например. Если бизнес вырастет очень сильно, то процесс не будет эффективен на принципиально других объемах. И со временем его снова придется перестраивать.
2. Можно перейти на новую 1С, в которой такой учет автоматизирован, и нанять еще 1-2х человек, чтобы успевать в эту программу данные вносить и проверять. Снова считаем: стоимость обучения + стоимость программы + стоимость внедрения + расходы на новый персонал.
И вот теперь берем и сравниваем N*срок полезной жизни внедряемых вами перемен и цифры по вариантам №1 и №2.
Возможно, вы поймете, что вам и не надо ничего менять. Иногда и так бывает. То есть потери ниже, чем затраты на их устранение. И это очень важный результат. Значит, ваша точка роста в другом месте.
Или станет очевидно, что дешевле нанять сотрудников на склад. Это значит, что пока процесс рановато автоматизировать - он просто не дорос.
Развеем дорогостоящее заблуждение. Автоматизация сама по себе не сокращает количество сотрудников и расходов. Как правило, наоборот, на ввод данных и поддержание новой системы набирают дополнительный персонал и несут дополнительные расходы.
Именно поэтому так важно ответить конкретной суммой предполагаемой выгоды на вопрос: зачем вы внедряете новую программу?
Даже если дело в том, что старая программа не поддерживает современный бухучет. Как посчитать? Ответ прост: Если не переходить, то сколько вы наймете дополнительных бухгалтеров, чтобы составить отчетность вручную? Сколько заплатите штрафов за несвоевременную сдачу? В бизнесе все имеет свою цену.
Когда при внедрении преследуются такие «меркантильные» цели, для внедренца это гораздо легче, чем переход, осуществляемый «потому, что сосед перешел» или по ощущениям.
А вот и непоправимая польза такого подхода самому предприятию:
1. Вы точно будете знать - на какие разделы учета обратить особое внимание сразу при внедрении, а в каких пока можно запустить базовый функционал новой системы.
2. Вы будете знать, сколько вы готовы потратить, чтобы внедрение принесло пользу.
3. Вы будете знать, какой результат вы ожидаете, и усилия будут направлены на этот результат. Вам понятно, чему учиться и какую привлекать помощь во внедрении - вы знаете, чего хотите получить и чем окупятся эти расходы.