ТОП-3 настроек, которые вызывают проблемы в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP, если их менять задним числом.

Работа с программой 1С – живой процесс. Нам постоянно приходится что-то менять, потому что изменилась ситуация, развивается бизнес или просто мы обнаружили пользовательскую ошибку.

Разберем ТОП-3 настроек программы, которые чаще всего вызывают проблемы, если их менять задним числом. Список равно актуален как для тех, кто уже работает в программе, так и для тех, кто только готовит данные для переноса.

И, конечно, поговорим о том, что важно учитывать при их исправлении, чтобы избежать неприятностей!

В 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP нельзя просто так изменить настройки распределения расходов в статьях после того, как было выполнено закрытие месяца.

Почти все типы расходов распределяются в программе с помощью документов «Распределение расходов». Исключение – распределение на себестоимость продаж.

Документы «Распределение расходов» формируются процедурой закрытия месяца. В момент создания документа программа считывает настройки распределения из статьи и записывает их в документ.

Все, этот единожды созданный документ «Распределение расходов» программа больше менять не будет.

Это сделано во спасение. Представьте, кто-то заходит в уже успешно сверстанный старый период внести незначительные правки и перезакрывает месяц. Что будет, если при этом какие-то расходы распределятся по новым правилам, а цифры в отчетах разойдутся со сданной отчетностью. Поэтому программа работает так, чтобы случайно не «грохнуть» распределение расходов в уже закрытых периодах. А это значит, что любые наши изменения в статьях расходов скажутся только на новых документах «Распределение расходов».

Вот мы попробовали закрыть месяц и у нас уже эти документы сформировались. Мы посмотрели на результат и нам там что-то, а может даже и многое, не понравилось.

Исправили настройки статей расходов, как нам нужно, но тщетно - ничего не меняется.

Знакомо?

Не пугаемся. Дальнейшие действия зависят от того, какие настройки вы меняли в статье.

Мы изменили только правила распределения в каких-то статьях расходов, но куда распределяется и аналитику статьи расходов не трогали.

Тут достаточно двух шагов:

ШАГ 1. Удалить документы распределения расходов и,

ШАГ 2. Перезакрыть месяц.

Все, золотой ключик у нас в кармане.

Можно совершенно спокойно удалять все документы распределения за месяц, так как программа все равно их переформирует. Это проще, чем выискивать нужны документы по отдельности.

❗️ Исключение: если вы точечно исправляете статью расходов в закрытом периоде, где распределение остальных статей менять нельзя ни в коем случае. Тогда вы удаляете только тот документ, который распределяет нужную вам статью.

Мы изменили вариант распределения и/или аналитику статьи расходов.

Здесь немного больше шагов:

ШАГ 1. Так же необходимо удалить документы распределения расходов. Но теперь этого недостаточно, так как в документе поступления расходов у нас осталась некорректная аналитика.

ШАГ 2. Поэтому мы с вами должны найти документ поступления расхода и перевыбрать в нем статью расходов. После выбора статьи аналитика будет очищена, так как в статье теперь другая настройка. Если новая настройка подразумевает заполнение аналитики в документе, то выбираем правильную аналитику и проводим документ.

ШАГ 3. Перезакрываем месяц.

Найти нужные нам документы по расходам, проверить поступление и распределение расходов удобно по отчету «Расходы организаций» в меню «Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату»

Изменение ГФУ в номенклатуре «задним числом» это один из лидеров по масштабу создаваемых проблем.

Часто это происходит, если при переходе на 1С Комплексную автоматизацию 2 или ERP начальные остатки были просто перенесены типовым переносом без предварительной настройки базы.

Пользователи заходят в базу с уже перенесенными данными и настраивают счета учета с массовой заменой групп финансового учета (ГФУ) в номенклатуре.

Сами проблемы, как правило, осознаются пользователями гораздо позже, уже на этапе закрытия месяца. К этому моменту сформировано много документов, с проводками которых бухгалтера не согласны. Перепроведение документов не помогает, что делать непонятно.

Счета учета номенклатуры программа берет из ГФУ номенклатуры.

При этом, ГФУ из карточки номенклатуры читается программой один раз - в момент, когда мы выбираем номенклатуру в документе партии*.

В этот момент ГФУ записывается в документе и при проведении документа переносится в вид запасов. Все, теперь ГФУ зафиксировалась за этой партией номенклатуры. (*документом партии в программе может быть ввод начальных остатков, приобретение или другой документ оприходования).

Когда мы решаем списать номенклатуру, программа находит этот вид запасов на складе, видит в нем ГФУ и из нее берет счет учета. ГФУ может и не быть в виде запасов, тогда программа возьмет счет по умолчанию. Но в любом случае, программа не смотрит в карточку номенклатуры при списании.

Возникает загадочная картина: мы поменяли группы финансового учета в номенклатуре, новые поступления проводятся по нужным нам новым счетам учета, а проводки созданных ранее документов не изменяются.

При списании начинается совсем уж чехарда. Часть документов формирует проводки по новым правилам - если документ списывает уже новые поступления. А другая часть использует счета из старой ГФУ - потому, что списывает товар, поступивший до изменения ГФУ в карточке номенклатуры.

Тут неудивительно бухгалтеру схватиться за голову и решить, что программа «сошла с ума».

Но на самом деле нет. Механизм сделан так не случайно. Он как раз и обеспечивает, что в документах из более ранних периодов не поменяются внезапно проводки, если мы что-то поменяем в справочнике номенклатуры.

Ниже разберем с вами пошаговый механизм исправлений.

ВАЖНО! Всегда такие изменения необходимо сначала тестировать на копии базы. Это сэкономит вам кучу времени и нервов, если что-то пойдет не так.

Теперь наши действия по шагам:

ШАГ 1️⃣ - Меняем ГФУ в номенклатуре. Если нужно изменить ГФУ в большом количестве номенклатуры, то можно это сделать групповой обработкой.

ШАГ 2️⃣ - Распроводим все документы списания за месяц, в которых может быть эта номенклатура. Это могут быть реализации, списание материалов на расходы, документы выпуска продукции (для материалов), сборки и т.п.

ШАГ 3️⃣ - Распроводим документы оприходования, которыми поступала изменяемая нами номенклатура. Это могут быть начальные остатки, приобретения, документы выпуска (для продукции) и т.п.

ШАГ 4️⃣ - В документах оприходования перевыбираем в строках эту же номенклатуру, чтобы очистить виды запасов. Именно при перевыборе номенклатуры документ считывает новую ГФУ из карточки номенклатуры.

ШАГ 5️⃣ - Проводим документы оприходования. Программа сформирует новый вид запасов с нужной нам ГФУ, а у документа появятся нужные нам проводки.

ШАГ 6️⃣ - Проводим документы списания. Они теперь найдут на складе новый вид запасов для списания и тоже сформируют нужные нам проводки.

ШАГ 7️⃣ - Закрываем месяц.

Этот путь можно педантично проделать вручную или создать обработку, которая перезаполнит виды запасов в документах и переформирует их движения. Все зависит от объема работ, организационных и финансовых возможностей.

В договорах есть важный реквизит «Детализация расчетов». Этот реквизит определяет до какой аналитики мы детализируем расчеты в клиентом или поставщиком: до договоров, заказов или конкретных документов.

И у этого реквизита есть критичное свойство – его нельзя менять в процессе работы с договором.

Детализация расчетов из договора считывается документами один раз – в тот момент, когда вы выбираете договор в документе. Соответствующий договор, заказ или документ записывается в регистры, как объект расчетов. И дальше при закрытии оплат, взаимозачетов программа подбирает данные по этому объекту.

Если в договоре изменить детализацию расчетов, в уже созданных документах детализация расчетов останется прежней. А в новых документах уже будет другой объект расчетов. И тут все, у программы ломается логика. Совместить разные объекты - зачесть авансы, закрыть взаимозачеты - она не может. В программе начинают копиться развернутые сальдо расчетов. Это влияет и на проводки, и на учет НДС.

Понимая наличие проблемы, 1С предусмотрела контрольную проверку в договоре при изменении детализации расчетов.

Но вот незадача - проверка выполняется в регистрах по этому договору, как объекту расчетов.

НО! Если детализация расчетов была «По расчетным документам», то проверка не срабатывает, даже если документы по договору есть. Потому что объект расчетов в документах указан другой: сам документ, а не договор.

Часто проблема возникает еще при переносе остатков. Перенесли остатки как есть, без анализа, какие настройки потребуются в дальнейшей работе. Позже разобрались, что нужна другая детализация и перенастроили уже работающие договора.

К сожалению, к моменту, когда пользователи осознают проблему, по таким договорам может быть создано уже не одна сотня документов с разной детализацией.

Исправлять ситуацию тяжело, так как нужно вручную перевыбирать договор или детализацию расчетов в документах или создавать отдельные обработки для исправления, распроведения и повторного проведения всех документов.

Поэтому изменение детализации расчетов по договорам после начала работы стойко держится в ТОП-3 критических ошибок при изменении данных программы задним числом.

ПРАВИЛО №1: Меняйте детализацию расчетов в договоре только в том случае, если по нему еще нет документов.

ПРАВИЛО №2: Если договор используется, то для изменения детализации расчетов в текущем периоде следует закрыть текущий договор и создать новый с нужной детализацией.

Да, иногда бывают ситуации, когда необходимо изменить настройку именно в текущем договоре с уже созданными документами. В этом случае необходимо все документы распровести и перезаполнить в них договор, чтобы программа подтянула новые настройки в документы. Но это вы уже делаете на свой страх и риск.

Конечно, в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP гораздо больше различных настроек и нюансов работы с ними.

В любом случае при изменениях настроек «задним числом» в 1С Комплексная автоматизация 2 или ERP важно понимать логику их работы, как программа эти настройки «видит» и формирует нужные нам движения, куда смотреть и что проверять, чтобы убедиться, что ваши исправления корректно легли.

Понимание настроек, организацию документооборота, логику движений документов и отчетов программы мы очень подробно разбираем на курсе «1С Комплексная автоматизация 2 и ERP: настройка и учет».