Конфигурация: 1С КА2/ERP

Собрала для вас материал по следам консультаций: с чего начать работу с 1С Комплексная автоматизация 2 или ERP?

Что сделать в первую очередь, до переноса остатков, чтобы избежать наиболее частых и неприятных по последствиям ошибок.

Как правило, переход на новую программу планируется с 1 января.

Для таких больших программ, как 1С Комплексная автоматизация 2 или ERP, подготовка перехода занимает несколько месяцев. Даже в небольшой организации и на полностью типовую программу, без доработок.

Это причина, по которой сейчас в консультации много приходит тех, кто планирует переход на 1С Комплексная автоматизация 2 или ERP.

А еще, к сожалению, к осени опять много тех, кто пришел с проблемами в учете, накопившимися после неподготовленного перехода в начале года.

Так что самая первая рекомендация - готовиться заранее. Обсудим самые важные шаги, которые необходимо сделать до еще переноса данных и начала работы пользователей в программе.

Что сначала: остатки или настройки?

Главный вопрос, несущий самые большие риски ошибок: можно ли сразу перенести остатки из предыдущей программы и дальше уже разбираться в работе по ходу пьесы?

Ответ однозначный: нет, лучше так не делать. И 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP рассчитаны на самые разные схемы учета и бизнес-процессы со своими требованиями к документообороту и аналитике. Эту разницу определяют настройки. Настроек в программе очень много и если какие-то не включены, то вы просто не увидите нужных вам документов, аналитик или другого функционала.

Перед переносом данных мы разворачиваем новую чистую базу. Там уже установлены какие-то минимальные настройки. По сути, 1С предустановила некоторые наиболее популярные и полезные на ее взгляд флаги. Но эти настройки недостаточны для начала работы в реальной организации.

Самое первое, что необходимо вам будет сделать, это пройтись по всем настройкам, разобраться в них, включить нужные и отключить лишние, которые могут осложнить вам работу в программе.

Это очень важно сделать до переноса данных и даже до того, как протестировать свои процессы и пробовать поработать в программе. Не забывайте, что поведение программы может сильно меняться в зависимости от ее настроек и вы можете тестировать просто-напросто не тот функционал.

Настройки НСИ и разделов

Первым делом нужно проработать все пункты настроек в меню «НСИ и администрирование – «Настройки НСИ и разделов».

1С Комплексная автоматизация 2 (ERP): настройка НСИ и разделов

Эти флаги включают или выключают целые разделы в учете или глобальные механизмы программы, затрагивающие несколько разделов учета.

Случай из практики:

в компании, выполняющей строительные работы длительного цикла при переходе на 1С Комплексная автоматизация 2 начали использовать подразделения в качестве аналитики для проектов.  Обычно для этой цели используются направления деятельности. Это сквозная аналитика с возможностью распределения расходов между направлениями. Через какое-то время, когда в программе накопился уже значительный объем данных, стало понятно, что подразделений становится в программе слишком много, да и сама аналитика не позволяет использовать некоторые нужные механизмы, которые предусмотрены для направлений деятельности.

Учетные политики

Второй необходимый шаг - это настройка организаций и их учетных политик. Эти настройки влияют на все виды учета в программе, и управленческий и регламентированный.

1С Комплексная автоматизация 2 (ERP): учетная политика организации

Что существенно. Для ускорения работы программы, документы читают настройки учетной политики при создании, и в большинстве случаев не перечитывают при перепроведении. Причем так ведут себя и документы ввода начальных остатков.

То есть, нельзя перенести начальные остатки в декабре, а настроить налоговый учет, к примеру, в марте. Документы уже записали в регистры данные по имеющимся настройкам. И простое перепроведение документов не сработает. Тут придется попотеть. Где-то распровести документы и перевыбрать справочники. А в случае длинных цепочек документов зачастую проще заново пересоздать все документы.

Поэтому разобраться в настройках определиться, что вам нужно и правильно заполнить учетные политики необходимо заранее, до ввода начальных остатков.

Справочники

Следующий шаг, это справочники.

1С Комплексная автоматизация 2 (ERP): основные справочники

Большая часть важнейших настроек учета содержится в справочниках. Особенно важно до ввода начальных остатков внимательно проработать настройки видов номенклатуры, дополнительных аналитик номенклатуры, групп финансового учета, договоров с контрагентами.

Эти настройки могут очень различаться у разных предприятий в зависимости от особенностей учета и процессов работы, поэтому каких-то типовых настроек нет.

Если вы переходите на 1С ERP и внедряете производственный учет на базе документов «Заказ на производство» с посменным планированием производства, то здесь дополнительно подключаются механизмы работы с планированием и оперативным контролем производства. Тут много вариантов настроек и сложная НСИ, поэтому будет важно уделить большое внимание к проработке НСИ производственного учета.

Как правило, предварительная работа с настройками заканчивается тем, что появляется необходимость внести изменения в правила загрузки начальных данных в программу, чтобы справочники при загрузке были созданы сразу с нужными настройками и в документы подтянулись корректно.

После того, как вы определитесь, какие настройки должны быть указаны именно в вашем случае, вы сможете уже корректно сформулировать задачу программисту, который будет выполнять загрузку данных.

После этих шагов важно сделать тестовую загрузку начальных данных и промоделировать ваши процессы в программе на вашем практическом примере. То есть, пройти всю цепочку документов на актуальном для вас примере от начала до конца, закрыть месяц и убедиться, что вы получили в учете тот результат, который ожидали.

Этап моделирования обязательно присутствует при внедрении программ с помощью внешних подрядчиков.

Но если вы внедряете 1С Комплексную автоматизацию 2 или ERP самостоятельно, вам пропускать этот этап также ни в коем случае нельзя.

Для моделирования при самостоятельном внедрении вам необходимо будет обучить сотрудника, ответственного за внедрение. Ему нужно будет хорошо понимать настройки, функционал программы, аналитику и логику работы. Да, совершенно правильно, обучение сотрудника пригодится вам уже на этапе настроек программы.

Более того, при внедрении с помощью франчайзи предварительное обучение вашего сотрудника типовому функционалу существенно облегчает для вас внедрение. И часто значимо сокращает его стоимость в тех вопросах, где могли бы возникнуть избыточные требования на доработки.

Если учет достаточно сложный, то в трудных вопросах важно обратиться к опытному консультанту 1С, чтобы подобрать алгоритмы работать с программой правильные, «по шерсти». Это даст вам стабильный, предсказуемый результат в дальнейшем.

Ну вот, после этих шагов у вас есть настроенная база и ясное понимание вашей работы с 1С Комплексная автоматизация 2 или ERP. На этом этапе уже наступает время обучить сотрудников, которые будут непосредственно вводить данные и работать с программой на рабочих местах.

Такая последовательность шагов даст вам возможность взвешенного, продуманного перехода на новую программу, без нервотрепки и дорогостоящего исправления ошибок.

В заключение

Под статьей вы найдете ссылки на дополнительные материалы на сайте, которые могут вам помочь на первых этапах знакомства с программой.

Я наблюдаю, как по мере развития 1С Комплексной автоматизации 2 и ERP, настройки программы все усложняются.

Сейчас совершенно невозможно начать работать в этих программах по наитию, как, например, в 1С Бухгалтерии. То, что происходит с ненастроенной толком базой в таких случаях не поддается описанию. Иногда бывает, что уже проще начать заново, чем исправить то, что накопилось в результате неправильных настроек.