Конфигурации: УПП, УТ 10, КА 1.1
Группы доступности складов - объект вызывающий много вопросов у пользователей. Дело в том, что название сбивает с толку - и от этого справочника ждут того, для чего он не предназначен. А именно - ограничение прав пользователей на доступ к складам . Справка 1С только нагоняет туман неоправданных ожиданий.
В этой статье сначала мы разберем в каких случаях Группы доступности удобно и нужно применять, а для чего их точно использовать не следует.
А после рассмотрим конкретные примеры удачного использования и в конце статьи бонус - каким механизмом можно реально ограничить права пользователей по складам.
Статья будет полезной, даже если у Вас уже приличный опыт работы с программой. С 1С, как с классиком, - каждый раз перечитывая, находишь для себя что-то новое.
1. Область применения Групп доступности складов
Давайте сразу развеем все предубеждения в отношении Групп доступности складов. Речь идет только о сервисных возможностях заказов.
И в принципе, не только заказов покупателей. Речь идет только о настройке механизма резервирования товаров во всех документах, способных резервировать товары на складе по кнопке Заполнить и провести. Но здесь мы рассмотрим заказы покупателей.
Никаких ограничений прав пользователя этот функционал не обеспечивает. Механизм не запрещает отгрузку со складов не включенных в группу и не ограничивает их выбор в документах.
Механизм вообще не имеет никакого приложения для тех, кто не использует Заказы покупателя.
Настройка влияет на следующие вещи:
1. Какие свободные остатки пользователь видит в Подборе номенклатуры.
2. Какие свободные остатки подбирает обработка авторезервирования по кнопке Заполнить и провести.
3. Какие остатки будут подбираться в документ Реализация товаров и услуг при заполнении на основании заказа.
И влияние это в некоторых случаях очень своеобразное.
2. Примеры работы с группами доступности складов в Заказе покупателя
Итак имеем на складах Телевизор JVC в следующих количествах:
Отчет Товары на складах в 1С - остатки
Плюс что-то есть на розничных складах.
И группу доступности Свои склады:
Группа доступности складов в 1С - заполнение
Пример 1: Менеджер резервирует и отгружает с нескольких виртуальных складов. Не требуется перемещение товаров на один склад для отгрузки. Склады указываются в табличной части при отгрузке.
Это реализуется следующим образом: В настройках пользователя установлена Группа доступности. В заказе склад в шапке не заполняется.
Тогда в подборе видим остатки только по складам из группы доступности:
Заказ покупателя в 1С - Видимость остатков в подборе
Авторезервирование также подставляет свободные остатки только со складов Группы доступности:
Заказ покупателя в 1С - резервирование по кнопке Заполнить и провести
Реализация товаров и услуг при заполнении на основании заказа покупателя поступает так же:
Реализация товаров и услуг в 1С - заполнение по группе доступности складов
Как видите она игнорирует остатки на других складах.
При необходимости вмешаться можно вручную:
Можно подобрать недостающее количество по подбору. В Реализации товаров и услуг Подбор не ограничивается Группой доступности и выводит остатки по всем складам:
Реализация товаров и услуг в 1С - подбор номенклатуры
Можно посмотреть в подборе, где свободный остаток и указать любой склад не из Группы доступности - 1С позволит провести такой документ:
Реализация товаров и услуг в 1С - заполнение вручную не из группы доступности складов
Заказ покупателя тоже позволяет принудительно указать произвольный склад с остатком и зарезервировать на нем товар. Но это не меняет поведение 1С при заполнении реализации.
То есть в реализации все равно придется снова добавлять эту строку, но уже со способом списания не "со склада", а "из резерва".
Группа доступности складов в 1С - Заполнение вручную заказа покупателя и реализации
И все это потребуется указать вручную. Каким механизмом можно запретить возможность работы со складами не входящими в группу доступности для пользователя смотрите в конце статьи.
Пример 2: У менеджера есть свой склад и какие-то "чужие" на которых он резервирует товар. Дальше он или отгружает сразу с них, как в предыдущем примере (склады в табличной части Реализации товаров и услуг) или сначала перемещает резервы на свой склад , а потом отгружает (Склад только в шапке).
Это реализуется следующим образом: В настройках пользователя установлена Группа доступности. В заказе склад в шапке заполняется своим складом.
В этом случае поведение 1С изменится:
1. Подбор в списке номенклатуры покажет остатки на своем складе, а внизу в остатках - только остатки на складах Группы доступности, указанной в настройках пользователя:
Заказ покупателя в 1С - Подбор номенклатуры по группе доступности складов
2. По кнопке Заполнить и провести Заказ покупателя учтет как остатки складов Группы доступности, так и остатки склада, указанного в шапке документа:
Заказ покупателя в 1С - заполнение с учетом группы доступности складов
3. А вот Реализация при заполнении на основании заказа поступит также, как и при отсутствии склада в шапке документа.
Она будет заполнена только резервами складов группы доступности. Если на этих складах есть свободный остаток, она попытается дополнить резерв списанием "со склада" свободного остатка с этих же складов.
Это, конечно, обходится вручную так же, как и в предыдущем примере.
Чтобы таких накладок избежать, в этой схеме необходимо включать "свой" склад в Группу доступности для пользователя.
Пример 3: Есть разные Группы доступности по принципу: где можно резервировать товар одним документом. Например: Группы складов по адресам, группы складов по срокам подготовки товара к отгрузке и т.п. Менеджер в каждом случае самостоятельно принимает решение, какую группу использовать для резервирования товаров.
Это реализуется следующим образом: В настройках пользователя Группа доступности не указывается. В Заказе покупателя склад в шапке заполняется нужной Группой доступности складов.
В этом случае 1С ориентируется на Группу доступности, указанную в шапке Заказа покупателя. Я добавлю группу доступности "Удаленные склады":
Группа доступности складов в 1С - удаленные склады
Подбор ведет себя ожидаемо - дает остатки по складам группы доступности из заказа:
Авторезервирование подкидывает очередной штрих:
"Торговый зал" в моей базе - розничный склад. Типовой механизм позволяет заказам покупателя резервировать товар на складах с видом Розничный. Но вручную. Механизм "Заполнить и провести" не учитывает остатки розничных складов.
Однако этот нюанс компенсирует Реализация товаров и услуг. При заполнении на основании заказа покупателя, она подбирает остаток розничного склада с видом списания "Со склада". Если, конечно, он относится к указанной в заказе Группе доступности:
ВАЖНО! Если Ваши пользователи предполагают использовать механизм именно так, как в последнем примере, то лучше не указывать Группу доступности в настройках пользователей.
Если в настройках одна Группа доступности, а в шапке Заказа покупателя - другая, то при автозаполнении документов преимущество у той, что в шапке. Но в подборе начинается путаница с остатками. В списке номенклатуры он показывает суммарные остатки из одной группы , в нижней табличной части Остатки и цены - из другой. Запутаются пользователи.
Было бы все - да остались еще два вопроса:
1. А ведь есть еще документы, корректирующие резервы заказа:
Резервирование товаров, Изменение заказа, Корректировка заказа. Как
работают они с этим механизмом?
Группы доступности не влияют на данные в подборе, вызванном из этих
документов. Но механизм автозаполнение работает по тому же порядку:
преимущество у группы доступности из шапки заказа. Если не указана, то из
настроек пользователя.
2. А ... тот самый вопрос про доступ пользователей к складам. Если нужно закрыть. Совсем.
В таком случае применяем совсем другой механизм. Он называется Доступ на уровне записей.
Механизм позволяет полностью закрыть для пользователя неположенные ему склады. Он может никогда и не узнать об их существовании. Если, конечно, посвященные не проговорятся.
Настраивается такой доступ в интерфейсе Администрирование пользователей. Заходим, читаем контекстную справку и настраиваем.
Вот. Теперь все!
Учитесь новому каждый день и меняйте свою жизнь к лучшему!
