Как применять документы производства в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP?

Многие при переходе на 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP с других программ 1С оказываются в некоторой растерянности. Как с ней работать? Зачем в меню те или иные функции, как правильно использовать документы?

Очень важно при внедрении новой программы держать в голове простое правило: за каждым документом, введенным в систему, должен стоять реальный первичный документ. Документ, который кто-то составил и подписался под этими цифрами. Иначе…

Иначе все будет очень грустно. Как только учет перестает соответствовать реальной жизни, он превращается в компьютерную игру Babble, в которую вы играете всем офисом. Только вот можете ли вы рассчитывать, что результат игры воплотится в вашей реальной прибыли и зарплате?

Мы с вами сегодня сделаем одну очень важную вещь: мы сопоставим документы производственного учета в 1С Комплексной автоматизации 2 и ERP с первичкой, которой они соответствуют.

Это документ складской и отражает факт передачи материалов в незавершенное производство. За него отвечает кладовщик склада, так как он отпускает материалы на производство.

В реальной жизни должен быть подкреплен документом, которым у вас по факту оформляется отпуск ТМЦ со склада в производство. Как правило, это требование-накладная или лимитно-заборная карта. Или какой-то внутренний документ вашей организации.

В некоторых производствах бывает ситуация, что материалы поступают сразу в цех, с колес. Тогда нужно проанализировать сам бизнес-процесс. На ком лежит ответственность за приемку и хранение этих материалов после поступления? Если документ «Передача материалов в кладовую» не отражает никого реального события, то для таких операций он будет лишним. А материалы будут приниматься сразу в кладовую цеха.

Этот документ тоже складской. Он отражает факт передачи готовой продукции на склад организации.

Во многих других программах выпуск продукции и передача ее на склад совмещены с отражением прямых затрат на эту продукцию. И мы уже к этому привыкли. А ведь в реальной жизни это отдельные события и разные первичные документы.

Документ «Передача продукции из кладовой» подтверждает приемку продукции кладовщиком. В производственном учете может еще не быть отражено никаких затрат на эту продукцию и не рассчитана ее себестоимость. Это все финансовый учет, и он может не поспевать за реальностью. На момент выпуска мы можем иметь только физически существующую продукцию и внутреннюю накладную, в которой кладовщик расписался в получении готовой продукции по количеству. Вот эта накладная и отражается документом «Передача продукции из кладовой».

Появление такого документа в программе очень важно. Он позволяет отразить вполне обычную ситуацию, когда складской учет поступления и продажи продукции ведется оперативно, а производственные отчеты вносятся позже. Иногда производство отчитывается вообще один раз в конце месяца.

Конечно, если вы успеваете все учесть оперативно, то этот документ не нужен. Можно сразу документом «Производство без заказа» выпускать продукцию на склад.

Вы легко обойдетесь без документа «Передача продукции из кладовой» и в том случае, когда весь учет ведется не оперативно, и вам не важно, чтобы получение продукции было отражено на складе отгрузки к моменту формирования отрузочных документов на продажу.

А вот этот документ отражает производственный отчет за смену, день или месяц, как у вас принято. И за него может отвечать только само производство. Он должен соответствовать реальному документу. В котором руководитель производства (цеха, отдела) расписался за достоверность этой информации.

Этот документ - основа для расчета фактической себестоимости продукции. Иногда его пытаются заполнить по нормативам, упростить учет. Но тогда и себестоимость вы получите не реальную, которую можно анализировать, а «по нормативам».

Здесь отражается все из отчета производства:

И создавать его имеет смысл тогда, когда у вас производство формирует и передает свой отчет. Если производство отчитывается в конце месяца, то у вас нет данных для того, чтобы делать «Производство без заказа» на каждый день.

Если у вас выполняются подрядные работы и вы оформляете «КС-2», то, по смыслу, содержание документа «Производства без заказа» соответствует тому, что написано в «КС-2».

Вот такая простая арифметика. Мы с вами составили базовое понимание основных документов производственного учета в 1С Комплексная автоматизация 2, каким реальным документам они соответствуют, когда и зачем их заполнять.