Учет неисключительных прав на программное обеспечение в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP, условные права на ПО

С необходимостью учета расходов на программное обеспечение мы все так или иначе сталкиваемся. Без программного обеспечения деятлеьность вести невозможно. ФСБУ 14 предлагает теперь множество вариантов учета таких расходов, в зависимости от смысловых нюансов.

Сегодня расcмотрим, как в 1С Комплексная автоматизация 2 и ERP реализовать учет доступа к облачному программному продукту.

Если мы купили программу и установили ее на компьютер, то в большинстве случаев мы учитываем такие расходы, как НМА. Но этот вариант подходит для тех случаев, когда вы купили права, позволяющие пользоваться программой независимо от лицензиара.

Если приобретенные права являются «условными», то есть лицензиар может заблокировать доступ к приобретенному программному продукту, то такие программные продукты мы к учету в качестве НМА не принимаем.

Это у нас уже будет предоплата за услуги, и мы должны списать ее на расходы равномерно в течение срока лицензии.

В 1С Бухгалтерии реализован вариант учета через выделенный счет учета расчетов 76.18.

Как реализовать аналогичную схему учета в 1С Комплексной автоматизации 2 или ERP и не сойти с ума списывая эти суммы ежемесячно вручную?

ШАГ 1. Настройки учета условных прав на программное обеспечение

Для учета условных прав на ПО создадим субсчет 76.18 в плане счетов бухгалтерского учета со следующими настройками:

Для автоматического ежемесячного списания предоплаты с этого счета на расходы мы будем использовать механизм учета расходов будущих периодов.

Поэтому нам понадобится создать новую статью расходов с отнесением «На расходы будущих периодов»:

В правиле распределения задаются настройки распределения расходов:

На вкладке «Бухгалтерский учет и налоги» статьи указывается Группа финансового учета со счетом учета 76.18:

Приобретение условных прав на программное обеспечение отражается документом «Приобретение товаров и услуг» или «Приобретение услуг и прочих активов». Второй документ не требует создания отдельной номенклатурной позиции, поэтому в большинстве случаев его удобнее использовать.

В документе задается Статья расходов «Условные права на ПО», настроенная выше.

Документ успешно формирует проводки по отражению поступления услуг на счет 76.18 с субконто «Статья расходов».

После проведения документа приобретения в рабочем месте «Распределение РБП» появляется строка с необходимостью распределить статью «Условные права на ПО».

Нажимаем кнопку «Распределить расходы», чтобы создать документ «Распределение РБП». Он заполняется по умолчанию по настройкам Статьи расходов.

На вкладке «Распределение по месяцам» по кнопке «Распределить расходы» заполняются суммы списания расходов на все месяцы периода РБП:

При проведении документ формирует нужные нам проводки по отнесению расходов на статью списания – в нашем случае это статья 26 счета:

Все, мы реализовали наш план. Сумму предоплаты мы отнесли на счет 76.18 и теперь она будет равномерно списываться на затраты без наших дополнительных усилий.